Dokumentacja ISO 9001 wymaga nadzoru. Nadzorowanie dokumentacji nie jest proste. Dzięki specjalnym programom oraz/lub odpowiednio dobranemu sposobowi postępowania, można zapewnić doskonale działący system nadzoru nad dokumentami i zapisami.
Jednym z podstawowych elementów dokumentacji ISO 9001 są procedury. Wielu pełnomocników jakości ma problemy z tym jak procedury ISO 9001:2000. Tymczasem nie jest to wcale trudne. Trzeba przestrzegać paru zasad. Pisanie procedur staje się wtedy łatwe.
Dokumentowanie systemu zarządzania, to proces wymagający sporej wiedzy. Wiedzę na ten temat może jednak zdobyć każdy. Nie warto płacić dużych pieniędzy konsultantom. Wystarczy zapoznać się z pewnymi wytycznymi, przestudiować kilka przykładów i stworzyć dokumenty dla swojej firmy. Warto mimo wszystko zasięgnąć opinii eksperta, gdy już dokumentację systemową skończymy.
Najważniejszym dokumentem w systemie zarządzania jakością jest polityka jakości. Jest ona częścią strategii firmy, dlatego musi być z nią zbieżna. Polityka jest podstawą do stworzenia celów jakości.